Política de privacidad

1. Objeto y ámbito de aplicación

Esta política:

• Establece el compromiso de CARMEN RODRIGUEZ COLLADOS de confidencialidad de la información personal y sus responsabilidades con respecto a la divulgación de dicha información;
• Tiene por objeto garantizar que todo el personal, ya sea empleado directamente o contratado, sea consciente de sus responsabilidades en relación con la confidencialidad de la información personal;
• Se aplica a todo el personal de CARMEN RODRIGUEZ COLLADOS incluyendo personal temporal y de agencia, contratistas y voluntarios y a la información personal registrada en cualquier formato, incluyendo papel, electrónico y cualquier otro medio.

 

2. Responsabilidades

Todos los empleados, contratistas y asociados comparten la responsabilidad de asegurar que los activos de información se manejen de acuerdo con esta política.

3. Definiciones

Datos: Información tal y como se define en la ley de protección de datos, es decir:

• Procesada electrónicamente, es decir, sistemas de información, bases de datos, microfichas, sistemas de audio y vídeo (CCTV) y sistemas de registro telefónico.
• Registrada con la intención de que sea procesado por el equipo.
• Registrada como parte de un sistema de archivo pertinente, es decir, estructurada, ya sea por referencia a personas físicas o por referencia a criterios relativos a personas físicas a los que se puede acceder fácilmente.

Responsable del tratamiento: La persona, empresa u organización que determina la finalidad y la forma en que pueden tratarse los datos personales.
Encargado del tratamiento: Cualquier persona que trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Interesado: Toda persona titular de los datos que sean objeto del tratamiento.
Divulgación: La divulgación o provisión de acceso a los datos.
Datos personales confidenciales: Información personal sobre individuos identificados o identificables, que debe mantenerse privada o secreta. Información personal incluye la definición de datos personales del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), pero está adaptada para
incluir tanto a las personas muertas como a las vivas y «confidencial» incluye tanto la información «entregada con carácter confidencial» como «lo que se le debe como un deber de confianza», y está adaptada para incluir la información «sensible» tal como se define en la ley de protección de datos.
Información personal: Información que se refiere a una persona viva que puede ser identificada a partir de la información que esté en posesión del responsable del tratamiento o que pueda llegar a estarlo.
Tratamiento: Usar la información de las siguientes maneras:

• Obtención
• Grabación
• Recuperación
• Alteración
• Revelación de información
• Destrucción
• Uso
• Transmisión
• Eliminación

Datos personales de categoría especial (formalmente conocidos como datos personales sensibles):
es cualquier información sobre una persona relativa a su persona:

• Raza
• Origen étnico
• Política
• Religión
• Afiliación sindical
• Genética
• Biometría (cuando se utiliza para fines de identificación)
• Salud
• Vida sexual
• Orientación sexual

Terceros: Cualquier persona que no sea:

• El interesado
• El responsable del tratamiento;
• Cualquier encargado del tratamiento u otra persona autorizada para el tratamiento por cuenta del responsable del tratamiento.

4. Protección de datos

Los principios de la protección de datos

La ley de protección de datos establece los siguientes principios para apoyar las buenas prácticas y la imparcialidad en el tratamiento de la información personal. Estos principios estipulan que:

• Los datos personales deben tratarse de forma legal, justa y transparente
• Los datos personales sólo pueden ser recogidos para fines específicos, explícitos y legítimos.
• Los datos personales deben ser adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para su tratamiento.
• Los datos personales deben ser exactos y mantenerse actualizados con todos los esfuerzos para borrar o rectificar sin demora
• Los datos personales deberán conservarse en una forma que permita identificar al interesado sólo durante el tiempo necesario para su tratamiento.
• Los datos personales deben ser tratados de manera que se garantice la seguridad adecuada
• El responsable del tratamiento debe poder demostrar el cumplimiento de los demás principios de
  protección de datos (responsabilidad proactiva).

Seguridad de la información

Con el fin de garantizar la confidencialidad de la información personal, se requieren sistemas y procedimientos para controlar el acceso a dicha información. Dichos controles son esenciales para garantizar que sólo lo han hecho las personas autorizadas:

• Acceso físico al hardware y al equipo informático.
• Acceso a utilidades del sistema informático capaces de anular el sistema y los controles de acceso, por ejemplo, los derechos de administrador.
• Acceso a registros electrónicos o en papel que contengan información confidencial sobre las personas.

Las responsabilidades de confidencialidad y tratamiento adecuado de CARMEN RODRIGUEZ COLLADOS de los datos personales se mantienen incluso si el tratamiento es realizado por un tercero.

Acceso a la información personal

Las personas que actúen en su nombre con su consentimiento tienen derecho de acceso a los datos que obren en su poder. Esto incluye el acceso a los registros de auditoría que indican quién ha accedido a sus datos personales o confidenciales.

5. Confidencialidad

Deber de confidencialidad

Todo el personal y los contratistas deben reconocer que la confidencialidad es una obligación. Cualquier abuso de confianza, uso inapropiado de los registros o abuso de los sistemas informáticos puede dar lugar a procedimientos disciplinarios y procedimientos judiciales.

El personal temporal y voluntario de la agencia también está sujeto a dichas obligaciones y debe firmar un acuerdo de confidencialidad cuando trabaje para o en nombre de CARMEN RODRIGUEZ COLLADOS. El personal debe tener la seguridad de que existe una base legal antes de compartir la información. 

Cualquier pregunta sobre la legitimidad de compartir información debe dirigirse al Gerente de Seguridad de la Información.

Cualquier intercambio ilegal de datos personales o confidenciales que se lleve a cabo debe ser reportado como un incidente e investigado de  acuerdo con el Procedimiento de Gestión de Incidentes de Seguridad.

Objeciones al tratamiento de datos confidenciales

Cualquier duda u objeción sobre el tratamiento de los datos personales será remitida inmediatamente al Responsable de Seguridad de la Información. Cuando CARMEN RODRIGUEZ COLLADOS actúe como procesador de datos bajo contrato, la consulta se remitirá al responsable del tratamiento.

6. Evaluaciones de impacto de la protección de datos (PIA)

Las nuevas iniciativas que impliquen un tratamiento de alto riesgo de los datos personales se someterán a una PIA para garantizar el mantenimiento de la privacidad y la seguridad de los datos personales confidenciales.

7. Mapeo de flujo de información

Los flujos de información personal que entran y salen de CARMEN RODRIGUEZ COLLADOS se mapearán en los informes de PIA.

8. Transferencias internacionales

La información de identificación personal no debe transferirse fuera de los EEE a menos que se haya
llevado a cabo una evaluación adecuada del riesgo y se hayan establecido controles atenuantes.
CARMEN RODRIGUEZ COLLADOS debe revisar los flujos de información personal identificable para
entender si la información transferida a organizaciones externas fluye fuera del Reino Unido y del EEE.